Prepárate para Verifactu
En el marco de la Ley Antifraude ha surgido el Reglamento VeriFactu, que transformará por completo la facturación de empresas y autónomos.
Sanciones, QR, factura electrónica, conexión con la AEAT. Descubre todo lo que necesitas saber y cómo cumplir fácilmente la normativa VeriFactu.
¿Qué es Verifactu?
VeriFactu es la abreviatura de «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT». Se trata de un sistema de verificación de facturas electrónicas impulsado por la Agencia Tributaria para combatir el fraude fiscal y fomentar la transparencia en la gestión, contabilidad y facturación de empresas y autónomos.
El aspecto más relevante de VeriFactu es la obligación de emitir facturas mediante un software que permita enviar la información directamente a la AEAT.
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¿Cuándo entrará en vigor VeriFactu?
A partir del 1 de enero de 2026 todas las empresas estarán obligadas a emitir facturas mediante un software de facturación que cumpla los requisitos de la Ley Antifraude y del Reglamento 1007/2023. Los autónomos y el resto de contribuyentes deberán cumplir con esta obligación a partir del 1 de julio de 2026.
Es fundamental anticiparse y adaptar los sistemas de facturación y gestión para cumplir con la nueva normativa y evitar posibles sanciones.
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¿Qué requisitos debe cumplir tu software de facturación?
Cualquier programa que se utilice para emitir facturas debe asegurar el cumplimiento de los requisitos técnicos establecidos por la Ley Antifraude, entre los que se incluye garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de cualquier registro de facturación.
Esto conlleva que el software de facturación debe mantener la información de manera segura y en formatos estandarizados durante los plazos legales, permitiendo la verificación y el acceso cuando sea necesario.
Además, el programa de facturación debe asegurar que los datos no puedan ser modificados ni eliminados, así como mantener un registro de todas las acciones realizadas por el usuario.
¿Qué requisitos debe cumplir tu software de facturación?
Para adaptarse a la normativa establecida por la Ley Antifraude (RD 1007/2023) y operar de forma legal con el sistema VeriFactu, cualquier software de facturación debe cumplir con los siguientes criterios técnicos y funcionales:
Conexión con la Agencia Tributaria
Debe permitir el envío automático e inmediato de los registros de facturación a la AEAT. Además, debe estar preparado para facilitar el acceso directo de la Agencia Tributaria a los datos con relevancia fiscal cuando sea requerido.
Cadena de custodia
Las facturas y anulaciones deben quedar encadenadas digitalmente, incorporando una huella única (hash) que garantice su orden y trazabilidad. Esto impide que puedan ser modificadas sin dejar rastro, reforzando la integridad del sistema.
Firma electrónica
El sistema debe contar con la capacidad de firmar electrónicamente cada factura, asegurando su autenticidad y la integridad del contenido desde el momento en que se genera.
Código QR identificativo
Cada factura debe incluir un código QR único, que permita a terceros (clientes o AEAT) acceder de forma ágil a los datos completos del registro, garantizando transparencia y verificación pública.
Registro de eventos automatizado
Es obligatorio contar con un registro detallado de eventos, que documente automáticamente todas las acciones realizadas en el sistema (creación, modificación, envío, acceso, etc.) durante su funcionamiento.
Formato estructurado
El software debe ser capaz de generar los archivos de facturación en formatos electrónicos estructurados admitidos por la administración, como XML, UBL o EDIFACT, compatibles con el entorno de la AEAT.
Las facturas generadas con Word, Excel o PDF ya no cumplen la ley
Con la entrada en vigor del Reglamento VeriFactu, crear facturas manualmente en Word, Excel o como PDF dejará de ser legalmente válido.
A partir de ahora, solo se aceptarán facturas emitidas mediante software homologado y conectado con la Agencia Tributaria, capaz de generar registros estructurados y firmados electrónicamente.
¿Quién debe adaptarse al sistema VeriFactu?
Todas las empresas y autónomos que emiten facturas están obligados a utilizar un software que cumpla con los requisitos técnicos definidos por el Reglamento VeriFactu.
Existen dos formas de operar en función de cómo se interactúe con la Agencia Tributaria:
Modo VeriFactu
En este modo, los registros de facturación se envían automáticamente y en tiempo real a la Agencia Tributaria, sin necesidad de utilizar certificado digital.
Es la opción más directa y automatizada.
Modo No-VeriFactu
Las facturas no se remiten automáticamente a la AEAT, pero el software debe:
Firmar electrónicamente cada factura
Incluir un código QR identificativo
Además, la AEAT podrá solicitar en cualquier momento acceso, descarga, consulta o impresión de todos los registros generados.
Excepciones
Contribuyentes sin obligación de facturar
Empresas acogidas al Suministro Inmediato de Información (SII)
Empresas con sede en territorios de régimen fiscal foral
Actividades sujetas al régimen especial de agricultura, ganadería y pesca
¿Qué pasa si no cumples con VeriFactu?
La Ley Antifraude contempla sanciones importantes para autónomos y empresas que incumplan con la normativa de facturación electrónica.
No solo por emitir facturas de forma incorrecta, sino incluso por utilizar un software que no se ajuste a los requisitos técnicos del Reglamento VeriFactu.
Las multas pueden alcanzar los 50.000 € por ejercicio fiscal, incluso sin intención fraudulenta.
Sanciones económicas
Se imponen multas proporcionales al perjuicio económico generado o al beneficio obtenido mediante el uso irregular del software de facturación.
Sanciones administrativas
El incumplimiento puede acarrear medidas como:
Anulación de licencias
Prohibición temporal o permanente de actividad
Inhabilitación para ocupar determinados cargos
Sanciones penales
En casos especialmente graves, la ley contempla penas de prisión, en función del tipo de infracción y su impacto fiscal.
No esperes a que sea obligatorio
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Preguntas frecuentes sobre VeriFactu
¿Quién está obligado a utilizar un software adaptado a VeriFactu?
Cualquier autónomo o empresa que emita facturas deberá utilizar un sistema que cumpla los requisitos técnicos del Reglamento VeriFactu. Solo quedan fuera aquellos contribuyentes que no están obligados a facturar, los que ya están dentro del sistema SII (Suministro Inmediato de Información), los que tributan bajo régimen foral y quienes se acojan al régimen especial de agricultura, ganadería y pesca.
¿Cuándo será obligatorio cumplir con VeriFactu?
El uso obligatorio dependerá del tipo de contribuyente:
Las empresas desarrolladoras de software tienen de plazo hasta el 29 de julio de 2025 para adaptar sus sistemas.
Autónomos y pymes deberán implementar un sistema compatible entre enero (las empresas y sociedades) y julio (los autónomos) de 2026.
¿Se podrán seguir emitiendo facturas en PDF?
No. Las facturas en formato PDF, Excel o Word ya no cumplirán con los requisitos legales. Solo se admitirán facturas electrónicas estructuradas, generadas mediante software que cumpla con la normativa VeriFactu, y firmadas digitalmente si no se envían automáticamente a Hacienda.
¿Cómo se remite la factura a la Agencia Tributaria?
Cada vez que se emite una factura, el software genera un registro electrónico con todos los datos exigidos por la ley. Ese registro se puede enviar automáticamente en tiempo real a la AEAT (modo VeriFactu), o mantenerse disponible bajo demanda con firma electrónica y QR (modo No-VeriFactu).
¿Qué ocurre si me equivoco en una factura ya enviada?
Tanto si trabajas en modo VeriFactu como No-VeriFactu, deberás poder facilitar a la AEAT el acceso, descarga o consulta de todos tus registros de facturación, de forma ordenada y verificable.
Si el software no permite esto, se considerará que no cumple con el reglamento.
¿Cómo podemos ayudarte?
Estamos a tu disposición para lo que necesites.
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